Günümüzde işletmeler için fatura kesme süreci, geleneksel kağıt faturalardan tamamen dijital bir dünyaya evrildi. Özellikle serbest meslek erbabı, şahıs şirketi sahipleri veya küçük işletmeler için “e-fatura ve e-arşiv fatura” terimleri kafa karıştırıcı olabiliyor. Ne zaman e-fatura, ne zaman e-arşiv fatura keseceğini bilmemek, yasal süreçlerde yanlış adımlar atılmasına ve olası cezai yaptırımlara neden olabilir.

Peki, bir girişimci olarak “kendi kendine fatura kesmek” ne anlama geliyor ve bu süreçte nelere dikkat etmelisiniz? Aslında bu ifade, bir muhasebe programına veya özel bir entegratöre bağlı olmadan, çoğu zaman Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) ücretsiz portalı üzerinden fatura düzenlemek anlamına geliyor. Bu rehber, e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel farkları, kimlerin e-fatura mükellefi olmak zorunda olduğunu ve pratik bir şekilde nasıl e-arşiv fatura düzenleyebileceğinizi adım adım açıklayacak. Amacımız, bu dijital dönüşüm sürecinde işinizi kolaylaştırmak ve yasalara uygun bir şekilde faturalama yapmanızı sağlamaktır.

Bölüm 1: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir? Temel Farkları Nelerdir?

Fatura kesme sürecinde yapmanız gereken ilk ve en önemli ayrım, keseceğiniz faturanın türünü belirlemektir. Bu, faturayı kestiğiniz alıcının statüsüne göre değişir.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, sadece e-fatura mükellefleri arasında kesilebilen, elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden iletilen yasal bir belgedir. Amacı, faturaların kağıt masrafı olmadan, güvenli ve hızlı bir şekilde alıcıya ulaştırılmasını sağlamaktır. e-Fatura sisteminde, faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, alıcının faturayı kabul veya reddettiği gibi tüm süreçler GİB tarafından takip edilir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura ise e-fatura mükellefleri tarafından, e-fatura mükellefi olmayan gerçek kişilere veya tüzel kişilere kesilen fatura türüdür. Yani, son tüketiciye veya küçük işletmelere (e-fatura mükellefi olmayan) sattığınız ürün veya hizmetler için e-arşiv fatura kesersiniz. Bu faturaların da yasal geçerliliği vardır ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak düzenlenmesi gerekir.

Bu iki fatura türü arasındaki temel fark, faturanın alıcısının kim olduğudur. Özetle:

• e-Fatura = e-Fatura mükellefine kesilir.
• e-Arşiv Fatura = e-Fatura mükellefi olmayana (son tüketiciye) kesilir.

Bölüm 2: Kimler e-Fatura Mükellefi Olmak Zorunda? Ciro Limitleri Nelerdir?

Her işletme anında e-faturaya geçmek zorunda değildir, ancak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) belirli ciro ve sektör şartlarını sağlayan firmalar için e-fatura kullanımını zorunlu kılmıştır. Bu ciro limitleri her yıl yeniden belirlenir. Yıllık cironuz bu limitleri aştığında, belirli bir süre içinde e-faturaya geçiş yapmakla yükümlü olursunuz.

Güncel Ciro Şartları (Örnek Bilgiler):

• E-ticaret faaliyetinde bulunanlar için genellikle daha düşük ciro limitleri belirlenir.
• Motorlu taşıt satışı, gayrimenkul satışı gibi sektörler için de özel ciro limitleri vardır.
• Diğer tüm mükellefler için ise GİB’in belirlediği genel ciro limitleri geçerlidir (örneğin 2023 yılı için 3 milyon TL, 2024 yılı için 5 milyon TL gibi).

Bu limitleri aştıysanız, belirlenen tarihe kadar e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Bu tarihten sonra artık kağıt fatura düzenleyemezsiniz. E-faturaya geçiş yapmayan veya yasalara aykırı fatura düzenleyen işletmeler, ciddi cezalarla karşı karşıya kalabilirler. Bu nedenle, muhasebecinizle düzenli olarak bu limitleri takip etmek ve zamanında geçiş yapmak çok önemlidir.

Bölüm 3: Kendi Kendine Fatura Kesmek (e-Arşiv Fatura Rehberi)

Şahıs şirketi veya serbest meslek erbabı olarak, hizmet verdiğiniz kurumsal müşterilerinize fatura kesmek en sık karşılaştığınız durumdur. Eğer hizmet verdiğiniz firma e-fatura mükellefi değilse veya bir son tüketiciye fatura kesiyorsanız, e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir. Bu süreç için iki temel yöntem vardır: GİB Portal veya Özel Entegratör.

GİB Portal Üzerinden e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

GİB’in e-arşiv fatura portalı, az sayıda fatura kesen ve ek bir maliyete katlanmak istemeyenler için en uygun çözümdür. İşte adım adım kendi kendinize e-arşiv fatura kesme süreci:

1. GİB Portal’a Giriş Yapın: GİB’in e-Arşiv Fatura Portalına (https://earsivportal.efatura.gov.tr/) e-devlet şifrenizle veya mali mühür/e-imzanızla giriş yapın.
2. Yeni Fatura Oluşturun: Giriş yaptıktan sonra “Belge İşlemleri” veya benzeri bir menü altından “Yeni Fatura Oluştur” seçeneğini bulun.
3. Alıcı Bilgilerini Girin:
   • Alıcının Vergi Numarası/T.C. Kimlik Numarası: Eğer fatura kestiğiniz kurumun vergi numarası varsa bunu, son tüketiciyse T.C. kimlik numarasını girin.
   • Alıcının Adı/Soyadı veya Unvanı: Fatura kestiğiniz kişinin veya kurumun tam adını/unvanını yazın.
   • Alıcının Adresi: Alıcının adres bilgilerini eksiksiz girin.
4. Hizmet/Ürün Bilgilerini Ekleyin:
   • Açıklama: Verdiğiniz hizmeti veya sattığınız ürünü net bir şekilde açıklayın (örn. “Mart Ayı Web Tasarım Hizmeti”).
   • Miktar ve Birim: Verdiğiniz hizmetin miktarını ve birimini belirtin (örn. “1 adet”).
   • Birim Fiyat: Hizmet veya ürünün KDV hariç birim fiyatını girin.
   • KDV Oranı: Geçerli KDV oranını seçin (genellikle %20 veya %10).
5. Faturayı Oluşturun ve Onaylayın:

   Tüm bilgileri girdikten sonra, sistem otomatik olarak KDV’yi ve toplam tutarı hesaplayacaktır. Faturanın önizlemesini kontrol edin ve bilgilerin doğru olduğundan emin olduktan sonra onaylayın.

6. Faturayı Gönderin:

   Oluşturduğunuz e-arşiv faturayı, elektronik ortamda PDF olarak indirerek alıcıya e-posta yoluyla gönderebilirsiniz. İsterseniz faturanın çıktısını alarak alıcıya elden de iletebilirsiniz, ancak aslı elektronik ortamda saklanacaktır.

Bölüm 4: Sıkça Sorulan Sorular ve Kritik İpuçları

e-Fatura ve e-arşiv süreçleri hakkında en çok merak edilen soruları yanıtlayarak, aklınızdaki soru işaretlerini gidermeyi amaçladık.

Sonuç: Dijitalleşmeye Adım Atın ve İşinizi Kolaylaştırın

Dijital faturalama sistemleri, iş süreçlerinizi hızlandırmanın, maliyetlerinizi düşürmenin ve yasalara uygun hareket etmenin en modern yoludur. e-Fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farkı anlamak, doğru zamanda doğru adımı atmak ve vergi mevzuatına uyum sağlamak için kritik bir adımdır. Bir şahıs şirketi veya serbest meslek erbabı olarak, GİB’in ücretsiz e-Arşiv Portalını kullanarak faturalama işlemlerinizi kolayca yönetebilirsiniz. Ancak, işleriniz büyüdükçe ve fatura sayınız arttıkça, muhasebecinizle birlikte özel entegratör çözümlerini değerlendirmeniz, hem iş yükünüzü azaltacak hem de süreçlerinizi daha verimli hale getirecektir.

Unutmayın, dijital dönüşüm sadece büyük firmaların değil, her ölçekten işletmenin işini kolaylaştıran bir fırsattır. Bu rehberdeki bilgileri kullanarak, fatura kesme süreçlerinizi güvenle ve etkin bir şekilde yönetebilir, işinizin diğer önemli alanlarına odaklanabilirsiniz.